マイナンバー制度って?

マイナンバー制度って? マイナンバー制度って?

ついにマイナンバー制度が始まります

マイナンバー制度は、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤となります。法人には法人番号、個人には個人番号(マイナンバー)が付与されます。

「社会保障」「税」「災害対策」の3つの分野での行政手続きに必要となり、複数の機関に存在する個人の情報が同一人物であることを確認する為に利用されます。

2016年1月以降、すべての企業はマイナンバー制度に対応しなければなりません。企業は、正規雇用社員だけでなくパートやアルバイト、嘱託社員を含む、すべての従業員とその扶養家族のマイナンバー情報を収集し、漏えい等がないよう必ず安全に管理する義務があります。

違反した場合

個人がマイナンバー制度に違反した場合
企業・事業主がマイナンバー制度に違反した場合

企業がやらなければならないこと

準備

STEP1

社内規程を整備

組織的安全管理措置

特定個人情報等の取り扱いに関する基本方針を策定し、関連する各種規程を整備しましょう。

STEP2

従業員に周知

人的安全管理措置

社内研修・教育を実施しましょう。特に総務・経理部門など、マイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知を徹底しましょう。

STEP3

業務フローとセキュリティの見直し

マイナンバーがどこで取り扱われるのかを洗い出し、いつ誰が何をするのかを明確化しましょう。

技術的安全管理措置
人事・給料・会計システム等の開発や改修、整備。アクセス制限をかけて情報漏えい等を防止する。

物理的安全管理措置
特定個人情報等を取り扱う区域をつくり、入室者や持ち込む機器を制限する。

実運用

収集

従業員の特定個人情報(マイナンバーや本人確認書類)を取得する。

  • ・従業員と従業員の扶養家族の番号を取得します。不要な特定個人情報は収集してはいけません。

保管

安全管理措置に基づき、特定個人情報を保管する。

  • ・不要な特定個人情報を保管してはなりません。ただし、番号の部分が復元できないようにした上で、番号以外の情報を保管することは可能です。

利用・提供

保管している特定個人情報(法定調書等)を必要に応じて利用する。

  • ・利用できるのは、役所へ提出する書類に記載する場面のみです。本人の同意があったとしても、法定の利用目的以外での利用はできません。定期的にマイナンバーの変更がないかを確認しましょう。

(対応ソリューション)

会計・人事・給与システム会計・人事・給与システム

削除・廃棄

定められた保管期間を経過した場合、速やかに廃棄又は削除する。

  • ・マイナンバーが記載される法定調書等は、所管法令で一定期間保存が義務付けられます。マイナンバーもこれに従って保管し、法定保存期間が経過したら速やかに削除・廃棄しなければなりません。

(対応ソリューション)

シュレッダーシュレッダー

マイナンバーの行方(一連の流れ)

  • 各個人の住民票に基づいた住所へ、政府がマイナンバーを送付します。
  • 11桁のマイナンバーを受け取ります。
  • 就業先にマイナンバーを提出します。
  • マイナンバーの取り扱いに関する基本方針の策定・取り扱い規定の策定を行います。
  • スマートフォンや複合機などでマイナンバーを収集します。
  • 収集したマイナンバーを高セキュリティ環境で保管します。
  • 保管しているマイナンバーを、人事・総務部門が利用します。
  • 退職者などの、保存期間(7年)が経過した場合は、データや書類を削除・廃棄します。

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従業員からよくある質問の模範解答

Q そもそも、私たちはどうやって自分のマイナンバーを知れるの?

A 平成27年10月以降に、市区町村からマイナンバーが記載された「通知カード」が各々に送付される予定です。

Q いつまでに提出すればいいですか?

A 行政機関へ各種届出用紙を提出すつタイミング(2016年1月の給与支払いからが対象)になるので、それまでにマイナンバーの取得が必要です。

Q 私は外国人ですが、マイナンバーは発行されますか?

A 住民票コードが住民票に記載されている日本国籍を有する者、中長期在留者と特別永住者等の外国人であれば発行されます。

Q 現在私は海外赴任中です。このような場合はどうすればいいですか?

A 日本に住民票がある状態での海外赴任の場合は、住民票住所に送付されます。また、住民票がない場合は住民票が作成されたときに発行されます。

Q 自分のマイナンバーを提示したくないんですが、、。

A マイナンバーの提示は、基本的には法令で定められた義務ですが、提示を強制することはできないため説明と説得の必要があります。十分な説明と説得を行った上でも拒まれた場合は、書類提出先の機関に問い合わせ、指示に従うようにしてください。

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